Bu politika, Gazioğlu Yazılım Anonim Şirketi tarafından işletilen KENTOS platformunun kişisel verileri nasıl işlediğini açıklar. Platform iki farklı rolde veri işler: kendi müşteri ilişkilerimiz için veri sorumlusu, müşterilerimizin (yönetim firmaları ve site yönetimleri) kendi sakinlerine ait verileri için veri işleyen konumundayız.
1. İşlenen veri kategorileri
- Hesap verisi: ad, soyad, e-posta, telefon, görev/rol bilgisi
- Yapı verisi: site, blok, bağımsız bölüm bilgileri, alan ve arsa payı
- Kimlik verisi: T.C. kimlik / vergi numarası (düz metin değil, geri dönüşümsüz karma ve son iki hane)
- Finansal veri: aidat tahakkuku, ödeme kaydı, borç durumu, IBAN
- Operasyonel veri: teknik talepler, ziyaretçi kayıtları, araç plakası, rezervasyonlar
- Toplantı verisi: katılım kayıtları, oy hakkı, karar onayları, varsa video/ses kaydı
- Teknik veri: oturum bilgileri, IP ve tarayıcı bilgisi (karma olarak), işlem kayıtları
2. İşleme amaçları
- Hizmetin sunulması ve sözleşmenin ifası
- Aidat tahakkuku, tahsilat ve muhasebe kayıtlarının tutulması
- Toplantı, oylama ve karar süreçlerinin yürütülmesi ve kayıt altına alınması
- Teknik talep ve bakım süreçlerinin yönetimi
- Güvenlik, kötüye kullanım tespiti ve denetlenebilirlik
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
3. Veri minimizasyonu
Toplanmayan veri sızmaz. Bu nedenle:
- Kimlik numaraları düz metin olarak saklanmaz; eşleştirme için geri dönüşümsüz karma, gösterim için son iki hane tutulur.
- IP adresleri ve tarayıcı bilgileri karma olarak loglanır.
- Telefon ve e-posta, yetkisi olmayan kullanıcılara maskeli gösterilir.
- Kişisel veri görüntüleme ayrı bir yetkiye bağlıdır ve her görüntüleme kaydedilir.
4. Saklama süreleri
- Ziyaretçi giriş-çıkış kayıtları: 90 gün
- Toplantı kayıtları: varsayılan 90 gün (toplantı bazında ayarlanabilir)
- Bildirim gönderim kayıtları: 12 ay
- Kullanıcı aktivite kayıtları: 12 ay
- Sistem logları: 6 ay
- Denetim kayıtları: pakete göre 12–120 ay
- Finansal kayıtlar: yasal saklama süresine tabidir
Süre dolan kayıtlar zamanlanmış görevlerle otomatik silinir; silme işlemi kayıt altına alınır.
5. Alt işleyenler
Platform ve veritabanı, barındırma hizmeti aldığımız Hostinger'ın Hollanda'daki veri merkezinde bulunan sunucuda çalışır; platforma girilen veriler bu nedenle yurt dışında saklanır. Web sitesindeki formlarda Google reCAPTCHA, onay verilirse Google Analytics kullanılır (Çerez Politikası). SMS, WhatsApp, ödeme, video konferans ve elektronik imza sağlayıcıları yalnızca müşteri hesabında etkinleştirildiğinde kullanılır; yurt dışına veri aktarımı gerektiren sağlayıcılar varsayılan olarak seçili gelmez, hesap yöneticisi bilinçli olarak seçer ve bu seçim denetim kaydına yazılır.
6. Güvenlik önlemleri
- Müşteri hesapları arasında dört katmanlı veri izolasyonu
- Rol bazlı yetkilendirme ve kaynak seviyesinde erişim kontrolü
- Aktarım sırasında şifreleme (HTTPS), hassas ayarlarda saklama şifrelemesi
- Parolalar geri dönüşümsüz karma ile saklanır
- Değişmez denetim kaydı; kritik işlemler silinemez
- Dosyalar web kökü dışında saklanır ve yalnızca yetki kontrolünden sonra sunulur
7. Haklarınız
Verilerinize erişme, düzeltme, silme, işleme kısıtlama ve veri taşınabilirliği haklarınız bulunmaktadır. Panel içinde Gizlilik bölümünden self-servis talep oluşturabilir veya iletişim formu üzerinden başvurabilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde yanıtlanır.
8. Silme ve anonimleştirme
Kişi kayıtları, finansal ve hukuki kayıtların bütünlüğünü bozmamak için fiziksel olarak silinmez; anonimleştirilir. Ad, iletişim ve kimlik bilgileri kaldırılır; bağımsız bölüm ilişkisi, tarih aralıkları ve tutarlar kurumsal kayıt olarak korunur. Kesinleşmiş tutanakların PDF içeriği değiştirilemez; bu sınır talep sahibine açıkça bildirilir.
9. Değişiklikler
Bu politika güncellendiğinde yürürlük tarihi değiştirilir ve önemli değişikliklerde hesap yöneticilerine bildirim gönderilir.